Nye patienter: Fra opkald til booking på 2 minutter
Nye patienter er livsnerven i enhver klinik. Men processen med at oprette dem tager tid: Patienten ringer, sekretæren tager information, taster det ind i journalsystemet, finder en ledig tid og booker.
Med en digital kollega drevet af kunstig intelligens sker det hele i et enkelt opkald — automatisk, med direkte tidsbestilling i dit journalsystem.
Sådan ser det ud i dag
- Patient ringer — sekretæren svarer (hvis hun kan)
- Sekretæren spørger: navn, fødselsdato, telefonnummer, adresse
- Sekretæren taster det ind i journalsystemet
- Sekretæren finder ledig tid
- Sekretæren booker
- Samlet tid: 5-8 minutter
Og det er forudsat, at patienten kommer igennem. Hvis ikke, ringer de måske aldrig igen.
Med en digital kollega
- Patient ringer — den digitale kollega svarer inden for få sekunder
- Spørger venligt: navn, fødselsdato, telefonnummer
- Opretter patienten i journalsystemet
- Finder ledig tid ud fra patientens ønske
- Booker tiden
- Samlet tid: 2-3 minutter
Og det fungerer døgnet rundt. Patienten, der ringer kl. 20 om aftenen, er booket inden hun lægger på.
Hvad der indsamles
For at oprette en ny patient har den digitale kollega brug for:
- Fulde navn — bekræftes med patienten
- Fødselsdato — for korrekt identifikation
- Telefonnummer — til kontakt og påmindelser
- Behandlingsårsag — for at booke den rigtige type tid
Alt verificeres med patienten, inden oprettelsen sker.
En typisk samtale
Digital kollega: "Velkommen til FysioDanmark Gentofte. Hvad kan jeg hjælpe med?"
Patient: "Hej, jeg vil gerne bestille en tid. Jeg har aldrig været hos jer før."
Digital kollega: "Selvfølgelig, det hjælper jeg gerne med. Jeg skal bare bruge nogle oplysninger for at oprette dig. Hvad er dit fulde navn?"
Patient: "Mette Nielsen"
Digital kollega: "Tak, Mette. Og hvad er din fødselsdato?"
Patient: "12. marts 1985"
Digital kollega: "Perfekt. Og det bedste telefonnummer at nå dig på?"
Patient: "42 15 78 93"
Digital kollega: "Tak. Hvad er årsagen til, at du gerne vil have en tid?"
Patient: "Jeg har ondt i skulderen"
Digital kollega: "Forstået. Jeg har en ledig tid onsdag den 5. marts kl. 10:00. Passer det?"
Patient: "Ja, det er fint"
Digital kollega: "Den er booket. Du er oprettet som patient og har en tid onsdag den 5. marts kl. 10:00. Vi sender en bekræftelse til dit nummer. Er der andet, jeg kan hjælpe med?"
2 minutter. Patient oprettet, tid booket, ingen ventetid.
Derfor er det vigtigt for nye patienter
Nye patienter er dem, du lettest mister:
- De kender ikke din klinik endnu — der er ingen loyalitet
- De har ofte søgt på flere muligheder — og ringer til den næste, hvis du ikke svarer
- Deres behov er aktuelt — venter de for længe, finder de en anden løsning
At svare hurtigt og booke med det samme gør en stor forskel for, om de nye patienter vælger jer.
Fungerer med dit journalsystem
Patientoprettelse fungerer med:
- Complimenta — fuldt integreret
- Etera — fuldt integreret
- EasyMe — fuldt integreret
Patienten oprettes direkte i systemet med alle nødvendige felter udfyldt.